در دنیای رقابتی امروز رمز موفقیت در شناسایی و تمرکز بر عواملی است که برای مشتریان مهم است .مرحله بعد بهبود فرایندهای سازمان برای فراهم نمودن محصول یا خدمات با کیفیت مطلوب مشتریان است . برای تحقق این مهم، از رویکردها و ابزارهای مختلفی استفاده شده‌است . اما ایجاد هماهنگی و همراستا نمودن این فعالیت‌ها در جهت موفقیت سازمان بسیار مشکل و گاهی اوقات نیز با شکست روبرو شده‌است . در حقیقت آن چیزی که مورد نیاز است داشتن یک سازمان اثربخش برای ارایه محصولات و خدمات بیش ازانتظارات مشتریان درهر زمان است .
تعریف ساختار سازمانی و سازمان - کار قبل از ورود به مطلب لازم است ابتدا مرز بین دو مفهوم در مورد سازمان ، ساختارسازمان و سازمان-کار ، مشخص شود . منظور از ساختار سازمانی نحوه تقسیم مسئولیت‌ها و تعداد سطوح تصمیم گیری در سازمان و یا به بیان دیگر نمودار سازمانی است . در حالیکه سازمان - کار معرف نحوه انجام فعالیت و گردش کار درون سازمان است . براین اساس در این متن دو ساختار سازمانی وظیفه گرا و فرایندی با هم مقایسه شده و مراحل حرکت از ساختار وظیفه‌ای به فرایندی شرح داده می‌شود .
تعریف ساختار وظیفه‌ای ساختارهای وظیفه‌ای براساس جمع نمودن فعالیت‌های مشابه در یک بخش شکل می‌گیرند .این سازمان‌ها به طور سنتی شامل بخش‌هایی از قبیل بازاریابی ، برنامه ریزی ، تولید ، فروش ، مالی و سایر بخش‌های تخصصی دیگر است . ولی همانطور که در ساختار این نمودارهای سازمانی مشهود است اثری ازنام مشتریان ، محصولات و همچنین خدمات سازمان به چشم نمی‌خورد . به بیان دیگر گردش کار در سازمان مشخص نیست . در این ساختار هر بخش به صورت مجزا از سایر بخش‌ها هدفگذاری شده و تمرکز هر کدام بر حداکثر نمودن اثربخشی و کارایی واحد خود است . در اینصورت مشخص است که اثربخشی کل سازمان بهینه نمی‌شود .بعلاوه بدلیل مشخص نبودن ارتباط فعالیت‌های روزمره با اهداف استراتژیک سازمان ، یکپارچه و همراستا نمودن آنها با یکدیگرنیز بسیار مشکل است . در مورد نیروی انسانی نیز به دلیل تخصص بالای نیروی انسانی و انجام یک کار مشخص ، اینگونه سازمان‌ها ازانعطاف پذیری و چالاکی مطلوبی برخوردار نیستند .
تعریف ساختار مبتنی بر فرایند (سازمان افقی) از انتخاب‌های موجود در مقابل ساختار وظیفه‌ای می‌توان به ساختارفرایندی اشاره نمود . این دیدگاه سازمان را به صورت یک سیستم دارای ورودی و خروجی‌های مشخص و مجموعه‌ای از فعالیت‌های پشت سر هم می‌بیند . با این زاویه دید مشتریان ، تامین کنندگان در نظرگرفته شده و گردش کار سازمان مشخص می‌شود . وجه تمایز این ساختار آگاه بودن افراد سازمان از ارتباط فرایندها است .، بنابراین ارتباط محکمی بین فعالیت‌های روزمره و اهداف استراتژیک سازمان وجود دارد و تلاش افراد بیشتردر جهت تامین اهداف سازمان سمت و سو می‌گیرد تا اهداف هر بخش از سازمان به طور مستقل . در این حالت کار تیمی جایگاه بالاتری دارد و فعالیت‌های بهبود مستمر با سرعت و کیفیت بهتری انجام می‌گیرد . اما با وجود مزایایی که برای ساختار فرایندی برشمرده شد ، معمولاً سه موضوع در خصوص چنین ساختارهایی مطرح می‌شود: اول اینکه عده‌ای بر این عقیده‌اند که چیدن سازمان براساس این ساختارموجب قفل شدن سازمان در یک جهت می‌شود و سبب مشکل شدن اعمال تغییرات در آنها می‌شود . دوم اینکه اگر قرار است ساختار سازمان براساس فرایندها تغییر یابد ، تا چه اندازه‌ای باید پیش رفت؟ آیا باید بخش‌های وظیفه‌ای را کاملاً نادیده گرفت و یا در تعریف سازمان به طریقی از آنها استفاده نمود . سوم اینکه نحوه و استراتژی حرکت از ساختار وظیفه‌ای به سمت ساختار فرایندی چگونه باید باشد.
در مورد موضوع اول اگرچه فرایندها سازمان را در یک مسیر مشخص هدایت می‌کند اما فرایندها جهت حفظ انعطاف پذیری ، اثربخشی و کارائی بطور منظم مورد بازنگری قرار می‌گیرند . در اینصورت امکان تغییرفرایندها براساس تغییرات محیط و یا هرگونه نارسایی در عملکرد فرایندها به سرعت موجود است . در پاسخ به این سئوال که سازمان به چه میزان فرایندی شود ، بنا نهادن ساختار سازمان فقط براساس فرایندها توصیه نمی‌گردد . از این جهت که مهارت‌های وظیفه‌ای برای اجرای فرایندها بسیار مهم می‌باشند و باید در ساختار سازمان درنظرگرفته شوند . به همین دلیل بیشتر سازمان‌ها به سمت داشتن ساختارهای ماتریسی چند بعدی در حال حرکت هستند که فرایندها یک بعد آن را تشکیل می‌دهند . اما گذشته از همه این موارد نکته مهم بدون درنظرگرفتن ساختار سازمانی ، تفکر فرایندی است که باید در کل سازمان اشاعه پیدا کند ، بدین شکل که بهبود فرایندها اساس مدیریت سازمان است . واما موضوع سوم پس از این به تفصیل بیشتر بررسی خواهد شد .
شامل 7 صفحه فایل word قابل ویرایش
دانلود مقاله سازمان مبتنی بر فرآیند