دانلود مقاله اشتباهات ثبتی اداره ثبت اسناد

اختصاصی از فی فوو دانلود مقاله اشتباهات ثبتی اداره ثبت اسناد دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .

باب اول: اشتباهات ثبتی
فصل اول: هیأت نظارت
ماده 6 قانون ثبت اشعار می دارد : برای رسیدگی به کلیة اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبت اسناد و املاک در مقر هر دادگاه استان هیتاتی به نام هیأت نظارت مرکب از رئیس ثبت استان یاقائم مقام او دو نفر از قضات دادگاه استان به انتخاب وزیر دادگستری تشکل می شود. هیأت مزبور به کلیه اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبتی در حوزه قضایی استان رسیدگی می نماید برای این هیأت یک عضو علی البدل از قضات دادگستری یا کارمندان ثبت مرکز استان از طرف وزیر دادگستری تعیین خواهد شد.
در این ماده به طور اجمال وظایف و ساختار هیأت نظارت بیان گردیده است هیأت نظارت به اختلافات و اشتباهات ثبتی رسیدگی می نماید که یک طرف این اختلاف اشخاص و طرف دیگر آن اداره ی ثبت می باشد. اختلافات ممکن است بر سر قبول تقاضای ثبت یا به صورت اعتراض بر نظریه ی رئیس ثبت در مواردی که قانون پیش بینی کرده است و در مورد اشتباهات ثبتی ممکن است اشتباه در مرحله ی قبول تقاضای ثبت یادر اثناء عملیات مقدماتی یا در ثبت ملک و صدور سند مالکیت یا درجریان تفکیک املاک رخ داده باشد در مورد اشکالات مربوط به تنظیم اسناد نیز ممکن است اشکال قبل از تنظیم سند یا بعد از آن باشد.
درادامه ابتدا به اختصار به بررسی ساختار هیأت نظارت و سپس به حدود وظایف آن خواهیم پرداخت.
مبحث اول: ساختار هیأت نظارت:
هیأت نظارت، هیأتی است که در اداره ثبت تشکیل می گردد ماده 6 اصلاحی سال 1351 قانون ثبت بیان می دارد «برای رسیدگی به کلیة اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبت اسناد و املاک در مقر هر دادگاه استان هیأتی به نام هیأت نظارت مرکب از رئیس ثبت استان یا قائم مقام او ودو نفر از قضات دادگاه استان به انتخاب وزیر دادگستری تشکیل می شود هیأت مزبور به کلیه ی اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبتی در حوزه ی قضایی استان رسیدگی
می نماید برای این هیأت یک عضو علی البدل از قضات دادگستری یا کارمندان ثبت مرکز استان از طرف وزیر دادگستری تعیین خواهد شد.
هیأت نظارت تشکیل می شود و از دوقاضی به علاوه بر مدیر کل ثبت منطقه که در تشکیلات فعلی ثبت، مدیر کل ثبت منطقه، رئیس ثبت استان است یا قائم مقام او ودو نفر قاضی که این قضات درحال حاضر از میان قضات عالی ترین دادگاه مرکز استان که عبارت است از دادگاه تحدید نظر استان پیشنهاد و انتخاب می شوند. در نظام فعلی دادگاه استان وجود ندارد از آنجا که دادگاه استان فقط در مرکز استان تشکیل می شده لذا قائم مقام دادگاه استان که عالی ترین داد گاه عمومی مرکز استان بوده است جز دادگاه تحدید نظر استان نیست البته انتخاب قاضی هیأت نظارت از میان قضات حقوقی بهتر است چرا که کار هیأت نظارت جنبه ی جزایی ندارد و کلاً حقوقی ندارد عضو علی البدل این هیأت ممکن است از میان کارمندان اداره ثبت مرکز استان با قضات دادگستری مرکز استان انتخاب نشود. بنابراین عضو علی البدل می تواند شخص غیر از قاضی باشد یا از قضاتی غیر از قضات از دادگاه تحدید نظر باشد البته باید از قضات دادگستری مستقر در مرکز استان باشد. حال باید پرسید در استان تهران و امثال آن که دیوانعالی کشور وجوددارد آیا می توان برای عضویت در هیأت نظارت از قضات دیوانعالی کشور انتخاب نمود یا خیر؟ باتوجه به ماده 6 قانون ثبت که صراحتاً دادگاه استان رامتذکر شده است پاسخ به این سوال منفی است چرا که سابق بر این نیز دیوانعالی کشور وجود داشت و اگر مقنن منظور نظرش دیوانعالی کشور بود از واژه دادگاه استان استفاده نمی نمود و در ثانی بر شعبه ی دیوانعالی کشور دادگاه اطلاق نمی گردد ومنظور از دادگاه استان همان دادگاه تجدیدنظر
می باشد.
همانگونه که در ماده 6 قانون ثبت آمده است هیأت نظارت مقر دادگاه استان محل تشکیل هیأت نظارت است و مرکز استان مقر دادگاه استان یا همانگونه که بیان گردید دادگاه تحدید نظر می باشد بنابراین هیأت نظارت تنها در مراکز استان تشکیل می گردد نه در شهرستانها در این ماده مقر تشکیل هیأت نظارت را دادگاه استان بیان نموده وحال اینکه طبق ماده 2 آیین نامه اجرای رسیدگی اسناد مالکیت معارض و هیأت نظارت و شورایعالی مصوب 16 اردیبهشت 1352 هیأت نظارت هر استان در اداره ثبت آن استان تشکل خواهد شد که اینک هیأت نظارت در اداره ی ثبت منطقه تشکیل می گردد و جلسات آن حداقل دو جلسه در هفته می باشد .
درماده 6 قانون ثبت انتخاب اعضای هیأت نظارت رادر صلاحیت وزیر دادگستری دانسته است ولی باتوجه به قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران و نظریه ی شماره 421-11/9/1359 شورای نگهبان در تغییر اصل 157 آن قانون در نظام جمهوری اسلامی ایران انتخاب قضات هیأت نظارت و عضو علی البدل آن در صلاحیت و بر عهده ی شورایعالی قضایی است.
1- متن نظریه شورای نگهبان.
وظیفه ی وزیر دادگستری برقراری رابطه بین قوه ی قضاییه با
قوه ی مقننه و قوه ی مجریه است و عهده دار مسئولیت این وظیفه و وظایف مشترک با هیأت وزیران می باشد و درامور تشکیلاتی دادگستری مانند: اداره ی امور مالی، کارگزینی و پزشکی قانونی وظیفه و مسئولیتی ندارد و این امر به عهده ی شورایعالی قضایی است.
حال باید دید که حدود صلاحیت محلی هیأت نظارت کجاست؟ طبق ماده 6 قانون ثبت هیأت نظارت هر استان به اختلافات و اشتباهات ثبتی مربوط به حوزه ی قضایی آن استان رسیدگی می کند بنابراین قلمرو صلاحیت محلی هیأت نظارت حوزه قضایی استان است و سایر تقسیم بندیهای منطقه ای ملاک عمل نمی باشد.
مبحث دوم- حدود صلاحیت ذاتی هیأت نظارت:
باتوجه به ماده 6 قانون ثبت، هیأت نظارت به اختلات ثبتی و اشتباهات واشکالات ثبتی رسیدگی می نماید که معمولاً یک طرف این اختلاف اشخاص اعم از حقیقی و حقوقی و طرف دیگر اداره ی ثبت
می باشد این اختلافات ممکن است بر سر قبول یا عدم قبول تقاضای ثبت یا به صورت اعتراض بر نظریه ی رئیس ثبت در مواردی که قانون پبیش بینی کرده است باشد و در مورد اشتباهات ثبتی ممکن است اشتباه در مرحله ی قبول تقاضای ثبت یا در اثناء عملیات مقدماتی یادر ثبت ملک وصدور سند مالکیت یا در جریان تفکیک املاک رخ داده باشد در مورد اشکالات مربوط به تنظیم سند نیز ممکن است اشکال قبل از تنظیم سند با بعد از آن باشد.
در 9 هیأت نظارت مبادرت به رسیدگی و اصرار رأی می نماید که ذیلاً به آن می پردازیم .
1- مواردی که در تبصره ی الحاقی ماده 20 قانون ثبت مصوب 20/2/1356 ذکر گردیده است.
ماده 20 قانون ثبت بیان می دارد : «مجاوری که نسبت به حدود یا حقوق ارتفاقی حقی برای خود قائل است می تواند فقط تا سی روز از تاریخ تنظیم صورت مجلس تحدید حدود به وسیلة اداره ی ثبت به مرجع صلاحیت دار عرض حال دهد. مقررات مواد 16-17-18-19 (به استثنای اعتراض که سی روز است) در این مورد نیز رعایت خواهد شد. تقاضا کننده ثبتی که خود یا نماینده اش در موقع تحدید حدود حاضر نبوده و ملک مورد تقاضای او با حدود اظهار شده از طرف مجاورین مطابق ماده 15 تحدید شده می تواند مطابق مقررات این ماده عرض حال اعتراض دهد.
تبصره: در دعاوی اعتراض به حدود ملک موردتقاضای ثبت واقع در محدوده قانونی شهرها که تا تاریخ تصویب این قانون مطرح شده است هرگاه اعتراض از طرف غیر مجاور به عمل آماده باشد و همچنین در صورت استرداد دعوی به موجب سند رسمی یا اخذ سند مالکیت از طرف معترض با حدودی که در صورت مجلس تحدید حدود تعین شده است دادگاه در جلسه اداری فوق العاده ی رسیدگی حسب مورد
قرار داد یا سقوط دعوی را صادر خواهد کرد و این قرار فقط قابل رسیدگی پژوهشی است.
نسبت به اعتراضاتی که بعد از تصویب این قانون به عمل می آید در صورتی که اعتراض از طرف غیر مجاور به عمل آید یا معترض مجاور با حدود تعیین شده در صورت مجلس تحدید حدود سند مالکیت بگیرد یا به موجب سند رسمی از اعتراض خود بدون قید و شرط صرف نظر کند واحد ثبتی مربوط نظر خود را در بی اثر بودن اعتراض به معترض ابلاغ می نماید. معترض می تواند ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ نظر مزبور به هیأت نظارت شکایت نماید. رای هیأت نظارت قطعی است. در صورتی که اقامتگاه معترض معلوم نباشد نظر واحد ثبتی یک نوبت در روزنامه ای که برای آگهی های ثبتی تعیین شده منتشر
می گردد.
و معترض می تواند ظرف ده روز از تاریخ انتشار آگهی به هیأت نظارت شکایت نماید.
طبق تبصره ی مذکور نسبت به اعتراضاتی که بعد از تصویب آن ماده به عمل می آید در صورتی که اعتراض برحدود از طرف غیر مجاور به عمل آید یامعترض مجاور، با حدود تعین شده در صورت مجلس تحدید حدود سند مالکیت بگیرد یابه موجب سند رسمی از اعتراض خود چه اعتراض بر ثبت باشد چه اعتراض بر حدود یا حقوق ارتفاقی بدون قید وشرط صرف نظر کند رئیس اداره ثبت مربوطه نظر خود رامبنی بر بی اثر بودن اعتراض به معترض ابلاغ می نماید که معترض می تواند ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ نظر مزبور به هیأت نظارت شکایت نماید و رأی هیأت نظارت قطعی خواهد بود. این موارد در حقیقت از مصادیق اختلافات ثبتی است.
2- موارد مذکور در بند 1 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت مصوب 18/10/1351.
بند 1 ماده ی 25 قانون ثبت بیان می دارد که هرگاه در اجرای مقررات ماده یازده از جهت پذیرفتن تقاضای ثبت اختلافاتی بین اشخاص و اداره ثبت واقع شود و یا اشتباهی تولیدگردد ویادر تصرف اشخاص تزاحم و تعارض باشد و رفع اختلافات وتعیین تکلیف و یا ابطال و یا اصلاح درخواست ثبت با هیأت نظارت است. تبصره 35 همان ماده می گوید:
رسیدگی هیأت نظارت در موارد مذکور در بندهای 1 و 2 این ماده تا وقتی است که ملک در دفتر املاک به ثبت رسیده باشد.
رای هیأت نظارت در این مورد باتوجه به تبصره ی 4 ماده ی 25 قانون ثبت ناظر به بند 1 همان ماده غیر قطعی است در توضیح این بند ماده ی 3 آیین نامه اجرایی رسیدگی اسناد مالکیت ممارض وهیأت نظارت و شورایعالی سه مورد را ذکر و بندهای 1و2و3 را به آن اختصاص داده است. در بند 1 آیین نامه آمده است که «هر گاه از جهت پذیرفتن تقاضای ثبت بین اشخاص واداره ی ثبت اختلاف حاصل شود ویادر تصرف اشخاص تزام وتمارض باشد باید کلیه ی مدارک طرفین اخذ و با تعیین وقت مناسب آنها را برای معاینه ی محلی به وسیله ی اخطار دعوت نموده و متذکر شوند که اولاً عدم حضور هر یک از طرفین مانع رسیدگی نخواهد بود.»
ثانیاً-هر یک از اطرفین می توانند تا قبل از وقت رسیدگی برای ملاحظه واطلاع از مدارک دیگری به اداره ثبت مراجعه نمایند و سپس در وقت مقرر با معاینه و تحقیق محلی نسبت به تصرفات آنها در رسیدگی و مراتب را صورت مجلس وا ظهارات طرفین و حاضرین را در آن قید و به امضاء حضار رسانیده، چگونگی را باارسال سوابق و اظهار نظر صریح خود مبنی بر اینکه چه شخص متصرف است و تصرفات به چه نحو می باشد و به هیأت نظارت گزارش نماید.
و در بند 2 می گوید: «درمواردی که بعد از قبول درخواست ثبت دیگری مدعی بوشد که در پذیرفتن تقاضا اشتباه شده و متقاضی متصرف مورد تقاضا نبوده ومدعی تصرف حین تقاضا باشد باید مقدمتاً مدارک مدعی را مطالبه وچگونگی راضمن ارسال کلیه ی سوابق و اظهار نظر خود به اینکه ادعای مدعی با توجه به سوابق مقرون به واقع نظر می رسد به ثبت استان گزارش نماید.»
ثبت استان چنانچه باتوجه به سوابق امر تحقیق محلی رالازم بداند دستور مقتضی به واحد مربوطه خواهد داد و در این صورت واحد مزبور با تعیین وقت مناسب طرفین را برای معاینه و تحقیقات محلی دعوت و در اخطار مربوطه متذکر شود که :
اولاً-عدم حضور مانع رسیدگی نخواهد بود.
ثانیاً- هر یک از طرفین می تواند برای ملاحظه و اطلاع ازمدارک تسلیمی طرف دیگر تا قبل از وقت رسیدگی به اداره ثبت مراجعه نمایند. در وقت مقرر بامعاینه محلی و تحقیق از شهود و مجاورین باید معلوم نمایند که ملک مورد ادعا حین تقاضای ثبت در تصرف مالکانه‌ی چه شخصی بوده ودر موقع رسیدگی در تصرف کیست و مراتب را در صورت مجلس قید و اظهارات شهود و طرفین را نیز ذکر و به امضاء شهود و افراد ذینفع رسانده و سپس گزارش جریان را با اظهار نظر صریح تهیه و به ضمیمه ی کلیه ی سوابق برای طرح درهیأت نظارت ارسال دارند. و در بند 9 می گوید: «درمواردی که تقاضای ثبت کلاً یا جزءاً مبنی بر اشتباه پذیرفته شده باشد در گزارش یابد تصریح شود که متقاضی با قائم مقام او حاضر به استرداد مورد تقاضا ویا تمکین به اصلاح مورد اشتباه است یا نه؟»
بدین ترتیب نحوه عمل ادارات ثبت مربوطه درمورد اختلافاتی که قبل از قبول تقاضای ثبت بروز کند با اختلافاتی که بعد از پذیرفتن تقاضای ثبت پدید آید متفاوت و وظایف آنها ممکن است درمورد اول اداره ی ثبت منطقه دخالتی ندارد و واحد ثبتی مربوطه وظایف و تکالیف مقرره را انجام می دهد و به هیأت نظارت انسان گزارش می کند اما در مورد دوم نخست باید مراتب به اداره ی ثبت منطقه گزارش شود وطبق دستور آن اداره اقدام گردد و به هرحال همانطور که در تبصره ی
3ماده ی 25 قانون ثبت تصریح شده است این اقدامات مربوط به قبل از ثبت ملک در دفتر املاک است.ضمناً همانطور که واضح است موارد مذکور در بند 1 ماده ی 25 از مصادیق بارز اختلاف و اشتباهات ثبتی است.
3- اشتباهی که در جریان عملیات مقدماتی ثبت واقع شده باشد:
در مورد اشتباهاتی که در جریان عملیات مقدماتی ثبت واقع شده و قبل از ثبت ملک دردفتر املاک مورد توجه قرار گرفته باشد دراین مورد اگر هیأت نظارت تشخیص دهد که اشتباه موثری واقع شده است آن اشتباه و همچنین عملیات بعدی که اشتباه مزبور آن موثر بوده ابطال وجریان ثبت طبق مقررات تجدید یا تکمیل یا اصلاح می گردد.
بند 2ماده قانون ثبت در بیان این مورد چنین می گوید: «هر گاه هیأت نطارت تشخیص دهد که در جریان مقدماتی ثبت املا ک اشتباه مؤثر واقع شده آن اشتباه و همچنین عملیات بعدی که اشتباه مزبور در آن مؤثر بوده،ابطال و جریان ثبت طبق مقررات به دستور هیأت نظارت تجدید یا تکمیل یا اصلاح می گردد».
- تبصره‌ی 1 ماده 25 قانون ثبت بیان می دارد :«درمواردی که بر حسب تشخیص هیأت نظارت مقرر شود که آگهی‌های نوبتی تجدید گردد که ظرف سی روز از تاریخ انتشار آگهی مجدد که فقط یک نوبت خواهد بود معترضین اعتراض خواهند داشت.»
- تبصره‌ی 2 ماده 25 قانون مذکور می‌گوید «در صورتی که اشتباه از طرف درخواست کننده‌ی ثبت باشد هزینه‌ی تجدید عملیات مقدماتی ثبت به طریقی که در آیین نامه تعیین خواهد شد به عهده‌ی درخواست کنند خواهد بود.»
تبصره‌ی 3 ماده‌ی 25 قانون فوق الذکر می‌گوید «رسیدگی هیأت نظارت درموارد مذکور در بندهای 1 و 2 این ماده تا وقتی است که ملک دردفتر املاک به ثبت نرسیده باشد.»
رأی هیأت نظارت در این مورد طبق تبصره‌ی 4 ماده‌ی 25قانون ثبت قطعی است ماده 3 آیین نامه‌ی اجرایی رسیدگی اسناد مالکیت معارض هیأت نظارت و شورایعالی می‌گوید که در مورد گزارش اشتباهات واقع درعملیات مقدماتی با به هیأت نظارت بایدنکات زیر رعایت شود:
الف- در مورد اشتباه شماره‌ی ملک در آگهی‌ها تعیین گردد که شماره‌ی اصلی یا فرعی و در محل نصب پلاک است یا نه وشماره‌ی مقدم وموخر شمار‌ه‌ی صحیح ملک چیست؟
ب- در مورد اشتباه در عملیات تحدیدی وآگهی‌ آن توضیح داده شود که عمل به تبصره‌ی ماده‌ی 15 اصلاحی قانون میسر است یا نه و ضمناً وضع ثبتی مجاورین از هر حیث گزارش شود.
ج- نسبت به اشتباه در نام ونام خانوادگی تصریح شود که در سایر مشخصات اختلافی موجود است یا نه؟
د- نسبت به اشتباه درشمار‌ه‌ی اصلی قریه با مزرعه یا قنات ذکر شود که نام آن صحیحاً‌ آگهی شده است یا نه؟
ه- در مورد اشتباه در مبدأ ومظهر ومدار قنوات اعلام گردد که تا تاریخ صدور گزارشی سهامی از آن منتهی به صدور سند مالکیت گردیده است یا نه؟
و- چنانچه با انتقال تمام یا قسمتی ازمورد تقاضا به دیگری اشتباهاً آگهی به نام فروشنده صادر شده باشد تصریح شود که اطلاع اداره‌ی ثبت از وقوع انتقال قبل از انتشار آگهی‌ها بوده یا بعد از آن و تاریخ اطلاع اداره وانتشار آگهی‌ها ذکر شود.
ز- نسبت به حق الشرب وحق گردش آسیا و امثال آن که در گواهی اشتباهاً قید ‌یا اصولاً از قلم افتاده تصریح نماید، که نسبت به قنات مورد انتفاع جریان ثبتی درچه مرحله است و آیا ضمن تقاضا و یا تعیین حدود آن حقوقی که به شرح بالا درآگهی از قلم افتاده و یا اشتباه شده برای ملک مورد گزارش گواهی شده است یا نه؟
ح- در مورد اشتباه در تاریخ انتشار آگهی معلوم شود تاریخی که برای انتشار در نظر گرفته شده بوده است مصادف با تعطیلی بوده ویا روزانتشار روزنامه نبوده و تصریح شود که قبلاً در مورد سایر شماره‌های مندرج در آگهی در هیأت نظارت مطرح شده یا نه و در صورت طرح رأی هیأت به چه کیفیت صادر گردیده است؟
ط-درمورد اشتباه در عملیات ثبتی املاکی که قسمتی از آن اختصاص و قسمت دیگر مشترک باشد باید گزارش امر به ضمیمه کروکی ملک فرستاده شود.
ی- درهر مورد که از طرف سازمان ممکن ویا اداره‌ی تعاون و امور روستاها اداره کشاورزی مستنداً به ماده 17 قانون تقسیم وفروش املاک مورد اجاره به زارعین مستاجر‏ مورد تقاضای ثبت کلاً یا بعضاً موات اعلام می‌شود باید موارد ذیل در گزارش تصریحاً قیدگردد:
1- ملک مورد ادعا در چه تاریخی درخواست ثبت شده و مستند قبول تقاضا چه بوده است؟
2- آیا ملک سابقه‌ی شماره‌گذاری در دفتر توزیع اظهارنامه دارد یا نه و در صورت وجود سابقه‌ی شماره،‏ گزارش مربوطه به زمان اجرای مقررات ثبت عمومی باشد یا بعداً برای آن تعیین شماره شده است .
3- منشاء و مستند مالکیت متقاضی ثبت چه بوده است؟
4- نوع ملک ونحوه‌ی تصرف متقاضی ثبت چگونه است ودر صورتی که موات بوده وقسمت‌هایی از آن بعداً احیا شده آن مقدار که احیاء و عمران شده به چه میزان است و چه عملیات عمرانی در آن به عمل آمده و مربوط به چه زمانی است؟
5- نقشه‌ای که شامل محدوده‌ی کلی مورد تقاضا و مشخص وضع زمین از جهت ایمانی ومستحدثات حدود و مساحت اراضی معمور و موات باشد تهیه ارسال گردد.
6- در مواردی که شهرداری‌ها وادارات دولتی بر طبق مقررات مربوطه تمام یا قسمتی از مورد تقاضای ثبت را قابل تملک خصوصی ندانند نیز به شرح مذکور عمل خواهد شد . به طوری که از امکان قرار در بند 2 ماده‌ای 25 قانون ثبت استفاده می‌شود، ابطال عملیات ثبتی که اشتباه در آن موثر بوده و تجدید یا تکمیل‌ یا اصلاح جریان ثبت طبق قانون در صورتی است که جریان مقدماتی ثبت ملاک اشتباه موثر واقع شده باشد و اگر اشتباه موثر نباشد عملیات ثبتی ابطال نمی‌شود.
تفویض اختیارات هیأت نظارت به روسای واحدهای ثبتی:
چون منظور از تصویب مواد اصلاحی قانونی ثبت و آیین‌نامه‌ها انجام مراجعات ومشکلات ارباب رجوع می‌باشد و در امور جاری هیأت نظارت ملاحظه می‌شود نسبت به بعضی مواد که اتخاذ تصمیم از ناحیه روسای واحدهای ثبتی با (اجازه‌ این هیأت) در ظرف مدتی اندک امکان دارد و با رد و بدل شدن گزارشها و احیاناً مکاتبات متعددی که برای روشن شدن مطالب بعمل می‌آید مدتها وقت مامورین محلی و هیأت نظارت اشغال وطبعاً اتخاذ تصمیم مدتی به تأخیر می‌افتد علیهذا هیأت نظارت ثبت منطقه مرکزی با اختیار حاصله از ماده 10 آیین نامه ماده 25 اصلاحی قانون ثبت در جلسه مورخ 28 خرداد 1353 ضمن تعیین موارد جدیدی علاوه بر موضوعات مذکور در دستور شماره 3700-24/8/52 کلیه مواردی که اتخاذ تصمیم درباره آنها طبق نظریه کلی این هیأت بعهده آقایان روسای واحدهای ثبتی گذارده می‌شود شرح زیر تایید و تصویب می‌نماید:
الف: اشتباهات موثر در آگهی های نوبتی:
1- اشتباه در نام متقاضی ثبت یا قائم مقام قانونی او.
2- اشتباه در نام نام خانوادگی متقاضی ثبت در مواردی که نام خانوادگی اساساً آگهی‌ نشده و یا تمام نام خانوادگی اشتباه شده باشد.
3- اشتباه در محل وقوع ملک در صورتیکه طوری ذکر شده باشد که منطبق با محل دیگری گردد.
4-اشتباه در نوع ملک.
5- اشتباه در شماره‌اصلی ملک یا عدم ذکر آن.
6- اشتباه درشماره فرعی ملک در مواردیکه اشتباه در اظهار نامه هم بعمل آمده باشد.
7- اشتباه در نام قریه یا مزرعه یا قنات مورد تقاضای ثبت.
8- در مواردی که تقاضا به دیگری منتقل شده وپرونده‌های حاکی از امر انتقال بوده معهذا اشتباهاً آگهی‌های نوبتی به نام انتقال دهنده منتشر شده باشد.
ب- اشتباهات غیر موثر درآگهی های نوبتی:
1- اشتباه در شماره‌ی فرعی ملک که در اظهارنامه صحیحاً قید ولی درآگهی اشتباه شده باشد.
2-اشتباه درمضاف الیه نام خانوادگی یا عدم ذکر مضاف الیه .
3- عدم قید نام خانوادگی مالک در صورتیکه نام پدر قید شده باشد.
4- هرگاه آگهی‌ زائد بر میزان مورد تقاضای ثبت منتشر شده باشد.
5- هرگاه اطلاع اداره ثبت از وقوع معامله بعد از انتشار آگهی بوده ومورد تقاضا بنام انتقال دهنده آگهی شده باشد.
6- اشتباه در ذکر شهرت ملک با عدم ذکر آن.
7- اشتباهات موثر درآگهی تحدیدی.
1- اشتباه در شماره پلاک اعم از اصلی یا فرعی یاعدم ذکر هریک از آنها
2- اشتباه یا عدم ذکر نام یا متقاضی ثبت یا قائم مقام قانونی وی.
3- اشتباه در محل وقوع ملک و همچنین عدم ذکر محل وقوع ملک.
4- اشتباه در نوع ملک همچنین عدم ذکر نوع ملک
5- عدم رعایت ماده 14 قانون ثبت بدین ترتیب که در انتشار آگهی‌ تحدیدی رعایت ترتیب شماره املاک نشده باشد.
6- عدم رعایت ماده 67 آیین نامه قانون ثبت که باید فاصله انتشار آگهی‌ تحدیدی و روز تحدید حدود کمتر از بیست روز وبیش از 60 روز نباشد.
7- در صورتیکه با وجود اطلاع اداره از وقوع معامله قبل از انتشار آگهی‌ تحدیدی اشتباهاً آگهی تحدیدی بنام فروشنده منتشر شده باشد.
د- اشتباهات غیر موثر در آگهی‌ تحدیدی:
1- اشتباه در مضاف الیه نام خانوادگی با عدم قیدآن.
2- عدم قید و یا اشتباه در ذکر نام و نام خانوادگی بعضی از شرکا مشروط بر اینکه حداقل نام و نام خانوادگی یکی از متقاضیان صحیح آگهی‌ شده باشد.
3- اشتباه درذکر مقدار مورد تقاضا اعم از اینکه بیشتر یا کمتر آگهی شده باشد.
4- اشتباه در نشر آگهی‌بنام فروشنده در صورتیکه اطلاع اداره از وقوع معامله پس از انتشار اگهی‌ تحدیدی باشد.
5- انتشار آگهی‌ تحدید حدود اختصاصی قبل از آگهی‌انتشار ماده 14 قانون ثبت.
ه- اشتباهات در عملیات ثبتی:
1- هرگاه صرفاً در ذکر جهات اربعه ملک در صورت مجلس تحدید حدود اشتباه شد باشد پس از تطبیق با مجاورین که تحدید آنها بعمل آمده و احراز عدم تجاوز به مجاورین و شوراع اصلاح صورت مجلس تحدید بلامانع است.
2- هر گاه تحدید حدود ملکی به معرض مالک یا نماینده‌ی قانونی او در وقت مقرر بعمل آمده و اشتباهاً صورت مجلس تحدید حدود به امضاء مالک یا نماینده قانونی او نرسیده باشد در صورتیکه با مجاورین اختلافی در بین نباشد مانعی ندارد که صورت مجلس تحدیدی با حضور نماینده ثبت به امضاء متقاضی یا قائم مقام قانونی او برسد.
3- هرگاه تحدید حدود در غیر روز مدکور در آگهی‌‌ تحدیدی بعمل آمده و همچنین در صورتیکه صورت مجلس تحدیدی به امضاء نماینده مجدد نرسیده باشد و در هر دو مورد عملیات تحدیدی با انتشار آگهی‌ تحدیدی تجدید خواهد شد.
4- در مواردی که نقشه بردار در عملیات تحدیدی حاضر بوده و نقشه مربوطه را تهیه و امضاء و تسلیم نموده است و صورت مجلس تحدیدی هم با ذکر طول اضلاع تنظیم شده ولی اشتباهاً صورت مجلس تحدیدی به امضاء نقشه‌بردار نرسیده باشد در صورتیکه نقشه با صورت مجلس تحدیدی از هر حیث منطبق بوده و هیچگونه اختلافی نداشته باشد ادامه عملیات ثبتی بلامانع است.
و: اشتباهات در ا ملاک ثبت شده:
1- هرگاه شماره ویا شهرت ویا نوع ملک و یامحل وقوع آن و همچنین نام و نام خانوادگی مالک در اظهارنامه وآگهی‌های نوبتی صحیحاً قید ولی در موقع ث بت ملک در دفتر املاک یا سند مالکیت یا در یکی از موارد مذکور اشتباهی شده باشد پس از رسیدگی وا حراز وقوع اشتباه مراتب در ستون ملاحظات ثبت و سند مالکیت توضیح داده شود.
2- هر گاه نام پدر مالک به شماره شناسنامه مالک یا محل صدور آن در اظهار نامه صحیحاً قید ولی در موقع ثبت ملک دردفتر املاک یا در سند مالکیت اشتباهی شده باشد پس از رسیدگی و تطبیق شناسنامه متقاضی با اظهار نامه و نبودن اختلافی در سایر مشخصات شناسنامه در رفع اشتباه به طریق فوق اقدام گردد.
4- هرگاه سهم مالک اشتباهاً زاید بر میزانی که تقاضا و آگهی‌شده یا مورد انتقال واقع گردیده ثبت وسند مالکیت صادر و تسلیم شده باشد ومالک حاضر و کتباً این موضوع را گواهی و سند مالکیت را برای ا صلاح تسلیم نماید وبا قید توضیح لازم در ملاحظات ثبت ملک وسند مالکیت در رفع اشتباه اقدام شود.
5-هر گاه در تعیین شماره ملک یکی از مجاورین در صوت مجلس تحدیدی وثبت املاک یا یکی از آنها اشتباه شده باشد با معاینه محل و تطبیق با پرونده‌ مجاور و احراز وقوع اشتباه و نبودن اختلاف و تعارض در صورتیکه در حد فاصل تغییری داده نشود و اقدام برفع اشتباه خللی به حق غیر نرساند در رفع اشتباه با قید شماره سحیح ملک در ملاحظات ثبت ملک و سند مالکیت اقدام نشود.
6- هر گاه معامله از نوع شرطی یا رضی یا اجاره وا مثال آن بوده ولی در موقع ثبت آن اشتباهاً بعنوان معامله قطعی ثبت دفتر املاک شده باشد ویا بالعکس پس از احراز وقوع اشتباه و تحقیق از دفتر خانه مربوطه در صورتیکه سند مالکیت از این جهت اشتباهی نداشته باشد و دفتر املاک اصلاح والا پس از مطالبه وملاحظه سند مالکیت یکجا اقدام گردد.
7- در موردی که ثبت ملک در دفتر املاک با استناد سند انتقال رسمی بوده و در یکی از مشخصات شناسنامه انتقال گیرنده موقع تنظیم سند انتقال اشتباهی رخ داده باشد و به همان اشتباه ملک به نام خریدار به ثبت رسیده و سند مالکیت صادر شده باشد باید در صورت امکان بدواً در اصلاح سند رسمی وسیله دفتر خانه مربوطه طبق مقررات اقدام و سپس مراتب در ملاحظات ثبت ملک وسند مالکیت قید نشود و در صورت عدم حضور طرف معامله با تحقیق از اداره ثبت احوال و احراز اشتباه فوق اقدام گردد.
7- در موردی که ثبت ملک در دفتر املاک با استناد سند انتقال رسمی بوده ودر یکی از مشخصات شناسنامه انتقال گیرنده موقع تنظیم سند تنظیم سند انتقال اشتباهی رخ داده باشد و با همان اشتباه ملک بنام خریدار به ثبت رسیده و سند مالکیت صادر شده باشد باید در صورت امکان بدواً دراصلاح سند رسمی وسیله دفتر خانه مربوطه طبق مقررات اقدام و سپس مراتب درملاحظات ثبت ملک و سند مالکیت قید نشود ودر صورت عدم حضور طرف معامله با تحقیق از اداره ثبت احوال و احراز اشتباه بشرح فوق اقدام گردد.
8- هرگاه‏ در سند مالکیت و ثبت دفتر املاک بواسطه اشتباه دفترخانه در تنظیم خلاصه معامله برخلاف مدلول سند انتقال اشتباهی روی داده باشد پس از احراز وقوع اشتباه و اعلام کتبی دفترخانه مربوطه دائر بر اینکه سند معامله صحیح تنظیم گردیده ب توضیح لازم در ستون ملاحظات ثبت یا سند مالکیت در رفع اشتباه اقدام گردد.
9- درمواردی که حدوداً اربعه ملک در صورت مجلس تحدید یا صورت مجلس تفکیک یا تقسیم نامه رسمی یا دادنامه افراد بطور صحیح قید نشده لیکن در موقع ثبت ملک در دفتر املاک حدی ساقط یا اشتباه شود.
پس از احراز وقوع اشتباه با توجه به سوابق مربوطه و انطباق با مجاور ونبودن اختلاف مراتب در ملاحظات ثبت و سند مالکیت قید شود.
10- هرگاه در ذکر جهات اربعه ملک اشتباه شده و با همان اشتباه ملک در دفتر املاک ثبت شده باشد پس از احراز اشتباه شرط اینکه اختلافی با مجاورین و همچنین اختلافی در حد فاصل نباشد اصلاح آن بلا مانع است.
ز- امور متفرقه:
1- هرگاه در نتیجه تغییر وضع مجاور املاک ثبت شده و تبدیل حد به کوچه اصلاح سند مالکیت درحدی که قبلاً بملک مجاور و فعلاً به کوچه محدود است تقاضا شود در صورتیکه کوچه مورد بحث‌ بن بست نباشد وشهرداری نیز عمومی بودن کوچه راتایید نماید اصلاح ثبت دفتر ا ملاک و سند مالکیت از این جهت مانعی نخواهد داشت.
2- در مورد کسر مساحت و طول اضلاع چنانچه مالک کتباً تقاضای اصلاح مالکیت خود را بنماید و با کسر مساحت وطول اظلاع موافق باشد و مورد ثبت در وثیقه وبازداشت و بند (ز) نباشد اصلاح ثبت ملک وسند مالکیت بلامانع است.
3- در مواردی که مساحت و طول اضلاع ملکی به منظور اجرای طرح شهرداری کسر و ثبت دفتر املاک و سند مالکیت اصلاح شده باشد و بعدا شهرداری از طرح اصلاحی انصراف حاصل نماید وملک تقاضای اصلاح سند مالکیت را به صورت اولیه بنماید و سند به وضع اولیه بشرط موافقت شهرداری بلا مانع است:
به منظور حسن اجرای تصمیمات فوق تذکرات ذیل برای توجه روسای واحدهای ثبتی ضروری به نظر می‌رسند:
1- دقت فرمایند که موارد موضوعاً با هر یک از اختیارات تفویضی کاملاً و بدون ابهام منطبق باشد و اگر کوچکترین تردیدی در عدم انطباق مورد با موارد اختیارات به نظرشان می‌رسد اصل را بر عدم انطباق گذارده و مراتب را به هیأت نظارت گزارش نمایند.
2- تصمیماتی که با استناد این اختیارات اتخاذ می‌فرمایند باید با اشاره به هر یک از موارد اختیارات و رعایت کامل موازین قانونی و ثبتی باشد.
3- در مواردیکه بر حسب تشخیص رئیس ثبت مقرر شود که آگهی‌های نوبتی تجدید گردد طبق تبصره یک ماده 25 قانونی اصلاحی ثبت آگهی نوبتی فقط یک نوبت با قید اینکه مدت ا عتراض ظرف سی روز از تاریخ انتشار آگهی مجدد خواهد بود منتشر خواهد شد.
4- اشتباهات قلمی
اشتباهات قلمی که در موقع ثبت ملک و یا ثبت انتقادات بعدی صرفاً به علت عدم توجه و عدم دقت نویسنده‌ی سند مالکیت یا دفتر املاک مخالف یا مغایر سند رسمی یا حکم قضایی دادگاه باشد هیأت نظارت پس از رسیدگی واحراز وقوع اشتباه دستور اصلاح ثبت دفتر املاک وسند مالکیت را صادر خواهد کرد (بند 3 ماده 25قانون ثبت) رأی هیأت نظارت در این مورد طبق تبصره‌ی 4 ماده 25 قانون ثبت قطعی است.
5- اشتباهاتی که در جریان عملیات مقدماتی پیش آمده و در موقع ثبت ملک در دفتر مورد توجه واقع شده:
اشتاباهاتی که درجریان عملیات مقدماتی پیش آمده و در موقع ثبت ملک در دفتر مورد توجه قرار نگرفته و بعد از ثبت ملک اداره‌ی ثبت متوجه شود در هیأت نظارت مطرح می‌شود ودر صورتی که پس از رفع اشتباه و اصلاح آن را صادر می‌نماید ودر صورتی که اصلاح مزبور خللی به حق کسی برساند به شخص ذینفع اخطار می‌کند که می‌تواند به دادگاه مراجعه نماید و اداره ی ثبت دستور رفع اشتباه یا اصلاح آن را پس از تعیین تکلیف نهایی دردادگاه صادر خواهد نمود و رأی هیأت در این خصوص قطعی است.
باید دانست که هیأت نظارت با استفاده از اختیاراتی که ماده‌ی 2 لایحه‌ی قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض به او داده است در جلسه‌ی مورخه‌ی 6/11/1333 به روسای ثبتی که اجازه‌ی امضاء اسناد مالکیت ودفاتر را دارند، اجازه داده است که اشتاباهات قلمی زیر را دفتر املاک و سند مالکیت به شرحی که مقر داشته است اصلح نمایند:
1- هرگاه شماره و یا شهرت و یا نوع ملک و یا محل وقوع آن و همچنین نام و نام خانوادگی مالک در اظهار نامه و آگهی‌های نوبتی صحیحاً قید ولی در موقع ثبت ملک دردفتر املاک یا سند مالکیت دریکی از موارد مذکوره اشتباهی شده با شد پس از رسیدگی و احراز وقوع اشتباه درستون ملاحظات ثبت و در سند مالکیت توضیح داده شود.
2- هر گاه نام پدرمالک یا شماره شناسنامه یامحل صدورآن در اظهار نامه صحیحاً قید ولی در موقع ثبت ملک در دفتر املاک یا در سند مالکیت اشتباهی شده باشد پس از رسیدگی وتطبیق شناسنامه‌ی متقاضی با اظهار نامه و نبودن اختلافی در سایر مشخصات شناسنامه دررفع اشتباه به طریق فوق اقدام شود.
3- هر گاه نام یا نام خانوادگی یا شماره شناسنامه‌ی مالک در اظهار نامه و آگهی یا یکی از آنها اشتباه شده و با همان اشتباه ملک به ثبت رسیده باشد پس از احراز انطباق شناسنامه‌ی متقاضی به وسیله‌ی تحقیق از اداره‌ی آمار و تصرفات مالکانه و بلامعارض او و نبودن اختلافی در سایر مشخصات شناسنامه نیز به ترتیب فوق در رفع اشتباه اقدام گردد.
4- هرگاه نام پدرمتقاضی با شماره شناسنامه یا محل صدور آن در اضهار نامه اشتباهاً وبا همان اشتباه ملک در دفتر ثبت وسند مالکیت صادر شده باشد پس از احراز وقوع اشتباه و انطباق شناسنامه‌ی متقاضی به وسیله‌ی تحقیق از اداره‌ی آمار و نبودن اختلافی در سایر مشخصات شناسنامه در رفع اشتباه به طریق فوق اقدام می‌گردد.
5- در مواردی که ثبت ملک در دفتر املاک به استناد سند انتقال رسمی بوده و در یکی از مشخصات شناسنامه گیرنده وموقع تنظیم اشتباهی رخ داده باشد و با همان اشتباه ملک به نام خریدار به ثبت رسیده و سند مالکیت صادرشده باشد باید در صورت امکان بدواً در اصلاح سند رسمی وسیله‌ی دفتر خانه‌ی مربوطه طبق مقررات اقدام و سپس مراتب در ملاحظات ثبت ملک و سند مالکیت قید شود و در صورت عدم امکان با تحقیق از اداره‌ی آمار واحراز اشتباه به شرح فوق در رفع اشتباه اقدام گردد .
6- هر گاه سهم مالک اشتباهاً زاید بر میزانی که تقاضا وآگهی‌شده یا مورد انتقال واقع گردیده ثبت و سند مالکیت صادر و تسلیم شده باشد ومالک در اداره حاضر و کتباً این موضوع را گواهی و سند مالکیت را برای اصلاح تسلیم نماید با قید توضیح لازم در ملاحظات ثبت ملک و سند مالکیت در رفع اشتباه اقدام شود.
7- هرگاه در تعیین شماره‌ی ملک یکی از مجاورین در صورت مجلس تحدیدی ثبت ملک یا یکی از آنها اشتباه شده باشد با معاینه‌ی محل و تطبیق با پرونده‌های مجاور و احراز وقوع اشتباه ونبودن اختلاف و معارض به طوری که اقدام به رفع اشتباه باعث تضییع حق احدی نشود. در رفع اشتباه با قید شماره‌ی صحیح ملک مجاور در ملاحظات ثبت ملک وسند مالکیت اقدام نشود.
8- هرگاه در ثبت ملک و سند مالکیت به واسطه‌ی اشتباه دفتر خانه در تنظیم خلاصه‌ی معامله برخلاف مدلول سند انتقال اشتباهی روی داده باشد پس از احراز اشتباه و اعلام کتبی دفترخانه‌ی مربوط به صحت آن با توضیح لازم در ستون ملاحظات ثبت یا سند مالکیت در رفع اشتباه اقدام گردد.
9- هر گاه معامله شرطی یا رهنی یا اجاره‌و امثال آن بوده ولی در موقع ثبت اشتباهاً به عنوان معامله‌ی قطعی ثبت دفتر املاک شده باشد پس از احراز وقوع اشتباه و تحقیق ازدفترخانه مربوطه در صورتی که سند مالکیت به متعامل تسلیم نشده یا متعامل حاضر به تسلیم مالکیت اشتباه شده باشد مراتب را در ستون ملاحظات ثبت ملک یا سند مالکیت توضیح داده و رفع اشتباه شود.
6- تعارض اسناد مالکیت:
اگر دو سند مالکیت کلاً یا بعضاً تعارض داشته باشد یا در خصوص حقوقی ارتفاقی متعارض باشند و رسیدگی و اتخاذ تصمیم در مورد تعارض‌ عدم تعارض آنها با هیأت نظارت است و رأی هیأت نظارت دراین مورد غیر قطعی و قابل تجدید نظر خواهد بود.
هرگاه طبق تشخیص هیأت نظارت نسبت به ملکی کلاً یا بعضاً اسناد مالکیت متعارض صادر شده باشد خواه تعارض نسبت به اصل ملک باشد خواه نسبت به حدود یا حقوقی ارتفاقی آن‏، سند مالکیتی که ثبت آن موخر است سند مالکیت معارض نامیده می‌شود. بنابراین اگر تاریخ ثبت دو سند مالکیت متفاوت باشد آنکه تاریخش موخر است سند مالکیت معارض است و اگر تاریخ ثبت دو سند یک روز باشد مالکیتی که شماره ثبت ان بیشتر است وموخر الثبت می‌باشد معارض خواهد بود.
طبق بند 2 ماده‌ی 3 لایحه‌ی قانونی به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض و ماده‌ی 1 آیین نامه اجرایی آن:
1- ادارات و واحدهای ثبتی مکلفند و به محض اطلاع از صدور اسناد معارض مشخصات سند معارض وسند ثبت مقدم را طی بخشنامه به دفاتر اسناد رسمی حوزه‌ی خود ابلاغ نمایند.
2- در صورتی که هیأت نظارت یا شورایعالی ثبت در تجدید رسیدگی وقوع تعارض را محرز بداند اداره‌ی ثبت مکلف است مراتب را کتباً به دارنده ی سند مالکیت معارض ابلاغ و به او اخطار کند که ظرف دو ماه ازتاریخ ابلاغ قانونی اخطاریه به دادگاه حقوقی صلاحیت دار محل وقوع ملک مراجع و گواهی اقامه‌ی دعوی را به اداره‌ی ثبت محل تسلیم و رسید اخذ نماید.
3- گزارش کار را به نحوی که هیچ‌گونه ابهامی در آن نباشد به هیأت نظارت ارسال دارند.
4-در صورتی که دارنده‌‌ی سند مالکیت معارض ظرف دو ماه از تاریخ ابلاغ اخطاریه به دادگاه محل وقوع ملک مراجعه نکند و گواهی طرح دعوی را به اداره‌ی ثبت محل تسلیم و رسید اخذ نماید و دارنده‌ی سند مالکیت مقدم گواهی عدم طرح دعوی را از مراجعه صالحه دریافت ودر مدت مزبور تقدیم کند، اداره‌ی ثبت مکلف است که سند مالکیت معارض را نسبت به مورد تعارض ابطال ومراتب ار در ستون ملاحظات ثبت ملک در دفتر املاک قید و به دارنده‌ی سند مالکیت مزبور ودفاتر اسناد رسمی حوزه‌ی خود پیرو و بخشنامه‌ی قبلی اعلام می‌نماید واین تنها موردی است که اداره‌ی ثبتی بدون حکم دادگاه راسا سند مالکیت را باطل می‌کند.
5- اگر به موجب رأی هیأت نظارت یا شورایعالی ثبت موضوع تعارض منتفی گردد یا در میزان آن تغییری داده شود اداره‌ی ثبت باید مراتب را درتعقیب بخشنامه‌ی نخستین به دفاتر اسناد رسمی آن حوزه ابلاغ نماید و طبق ماده 1 آیین نامه‌ی اجرایی لایحه‌ی قانونی راجع‌به اشتباهات ثبتی واسناد مالکیت معارض در نقاطی که پاسخ استعلام به وسیله‌ی ماشین‌های الکترونیکی تهیه می‌شود به ماشین‌های مزبور نیز اطلاع لازم باید داده شود.
طبق ماده 4 همان قانون مادام که تکلیف نهایی معلوم نشده است ادارات ثبت باید صدور سند مالکیت جدید خودداری نمایند.
6- برابر تبصره‌ی ماده اول قانون افراز وفروش املاک مشاع نسبت به ملکی که برای آن سند مالکیت معارض صادر شده است تا زمانی که رفع تعارض نشده اقدام به افراز نخواهد کرد.
دفاتر اسناد رسمی پس از اطلاع از صدور سند مالکیت معارض حق ندارند معاملات مربوطه به مورد آن سند را ثبت نمایند و در صورت تخلف و ثبت این قبیل معاملات به دستور ماده‌ی 6 همان لایحه قانونی به انفصال ابراز شغل سردفتری محکوم خواهند شد اما در مورد سند مقدم الصدور دفاتر اسناد رسمی می‌توانند معاملات مربوط به آن را ثبت نمایند ولی مکلفند که در متن سند قید کننده که نسبت به مورد معامله سند معارض صادر شده است.
دارنده‌ی سند مالکیت معارض باید از تاریخ ابلاغ اداره‌ی ثبت به او، تا دو ماه به دادگاه حقوقی ذیصلاح دادخواست تقدیم و درخواست ابطال سند مالکیت مقدم الصدور را بنماید وگواهی تقدیم دادخواست را به اداره‌ی ثبت مربوطه تسلیم و رسید احذ کند والا در صورتی که دارنده‌ی سند ماکلیت مقدم الصدور ظر ف همان مدت گواهی عدم تسلیم دادخواست راتسلیم اداره‌ی ثبت سد معارض را ابطال خواهد کرد.
با اینکه دارنده‌ی سند مالکیت معارض مادام که تکلیف نهایی سند مزبور در دادگاه معلوم نشده است حق هیچ گونه معامله‌ای نسبت به آن ندارد می تواند حقوق فرضیه ومقصوره‌ی خود را به دیگری انتقال دهد سند مالکیت مقدم الثبت تا موقعی که به حکم نهایی دادگاه ابطال نشده است معتبر شناخته می‌شود و همانطور که گفته شد ا نجام معامله نسبت به مورد آن با قید صدور سند ماکلیت معارض، در متن سند معامله بلااشکال است اما سند مالکیت معارض تا زمانی که حکم نهایی بر صحت آن صادر نگردیده است بدون اعتبار و انجام معامله نسبت به مورود آن ممنوع است.
منظور از حکم نهایی مذکور در اینجا و سایر موارد همانگونه که در تبصره‌ی ماده‌ی 22 قانون ثبت تصریح شده حکمی است که به واسطه‌ی مراحل قانونی اعتراض و پژوهش و فرجام ویا انقضاء مدت قانونی آنها دعوایی که حکم در موضوع آن صادر شده از دعاوی مختومه محصوب می‌شود وقانوناً مرحله‌ی دیگری برای رسیدگی مجدد باقی نمانده باشد.
باید دانست که در نظام قضای فعلی مراحل پژوهش و فرجام جای خود را به تجدید نظر داده‌اند، بنابراین حکم نهایی بر مبنای سیستم موجودحکمی است که مراحل اعتراض و تجدید نظر را طی کرده و یا به علت انقضاء موعد قانونی آنها نهایی شده باشد. البته حکم نهایی با حکم قطعی تفاوت دارد، هر حکم نهایی، حکم قطعی نیز محسوب می‌گردد اما بعضی از احکام قطعی، نهایی می‌باشند زیرا مراد از حکم قطعی در امور حقوقی حکمی است که قابل اجرا باشد وممکن است حکمی قابل اجرا باشد در حالی که به مرحله نهایی نرسیده باشد.
در دعاوی مربوط به ثبت املاک از قبیل دعاوی اعتراض بر ثبت یا تحدید حدود یا حقوقی ارتفاقی یا ابطال سند متعارض حکمی معتبر ومنشاء اثر است که نهایی باشد و علت این امر آن است که تنها مفاد حکمی دردفتر املاک وارد و ثبت شود که درمعرض نقض و فسخ نباشد و مندرجات دفتر املاک متزلزل نگردد.
در صورتی که دارنده‌ی سند مالکیت معارض ظرف دو ماه از تاریخ ابلاغ دارنده‌ی ثبت به دادگاه مراجعه و تقدیم دادخواست نماید دادگاه پس از رسیدگی هر یک از اسناد متعارض را که تشخیص دهد ثبت آن طبق مقررات انجام شده است تعیین و دیگری را ابطال خواهد نمود، خواه سند مقدوم الصدور باشد خواه موخر الصدور برای وادار کردن ماموریت ثبت به دقت در ثبت املاک وصدور اسناد مالکیت وجلوگیری از صدور اسناد مالکیت معارض لایحه‌ی قانونی راجع‌به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض مجازات شدیدی برای کارمندان متخلف تعیین نموده و ماده‌ی 7 آن قانون می‌گوید: «کارمندان اداره‌ی ثبت که عمل مخالف مقررات آن‌ها موجب صدور سند مالکیت معارض یا معاملات متعدد نشود، در دادگاه اداری مورد تعقیب و با انفصال موقت که کمتر از دو سال نخواهد بود ویا انفصال ابد به تناسب موضوع حکم می‌شوند وتخلف آنها مشمول مررو زمان تخلفات اداری نخواهد بود».
7- اشتباهث که در عملیات تفکیکی رخ داده و رفع اشتباه مخل حقوق اشخاص نباشد.
بند6 ماده 25 قانون ثبت بیان می‌دارد : «رسیدگی و رفع اشتباهی که در عملیات تفکیکی رخ دهد و منتج به انتقال رسمی یا ثبت دفتر املاک شود با هیأت نظارت است. مشروط بر اینکه رفع اشتباه مزبور خللی به حق کسی نرساند». مفهوم این بند آن است که اگر تصحیح اشتباه مخل به حق کسی باشد از صلاحیت هیأت نظارت خارج است و ذینفع هدایت خواهد شد که به دادگاه مراجعه نماید و اداره‌ی ثبت پس از تعیین تکلیف نهایی در دادگاه، دستور رفع اشتباه را خواهد داد.
در مورد اشتباه در عملیات تفکیکی اداره‌ ثبت برابر بدن 17 ماده‌ی 3 آیین نامه‌ی اجرای ی رسیدگی اسناد مالکیت معارض و هیأت نظارت و شورایعالی باید حدود اولیه را در گزارشی که به هیأت نظارت می‌دهد قید و رونوشت صورت مجلس تفکیکی ونقشه‌ای را که مورد اشتباه درآن نمایان شده باشد به هیأت ارسال نماید رأی هیأت نظارت در این مورد برابر تبصره‌ی 4 ماده‌ی 25 قانون ثبت قطعی است تفکیک در عرف ثبتی عبارت است از تقسیم مال غیر منقول به قطعات کوچکتر مثلاً قطعه زمینی است که به مساحت پنج هزار متر که مالک با مالکین آن تصمیم دارند آن را به قطعات دویست متری تقسیم نمایند. اگر این تقسیم صورت گرفت گفته می‌شود که آن زمین به قطعات دویست متری تفکیک شده است.
طبق ماده 1005 قانون ثبت، مرجع درخواست تفکیک اداره‌ی ثبت است و هر گاه از طرف مالک یا قائم مقام ا و تقاضای تفکیک نشود این تقاضانامه‌ به اداره‌ی ثبت ارسال می‌گردد و در تقاضا نامه باید ارزش مورد تفکیک بر اساس ارزش معاملاتی روز تعیین شود و هزینه‌ی تفکیکی از طرف ذینفع بر اساس مبلغ مزبور قبلاً پرداخت گردد. مبنای وصول هزینه‌های تفکیک ارزش معاملاتی روز خواهد بود هر چند بهای معامله بیش از ارزش معاملاتی روز باشد.
8- اشتباهات مربوط به ثبت اسناد
رسیدگی ورفع اشکال یا اشتباهی که در تنظیم سند پیش آمده است در توضیح این مورد باید گفت که اشکالات مربوط به اسناد یا قبل از تنظیم سند است یا بعد از آن مثلاً شخصی به دفتر خانه‌ای مراجعه ودرخواست تنظیم سندی می‌نماید، سر دفتر تردیدمی‌کند آیا تنظیم آن مخالف قانون می‌باشد یانه؟ و گاهی سندی دردفتر خانه تنظیم و ثبت شده است و بعداً توجه می‌شود که در ثبت آن اشتباهی شده یا اشکال واختلافی درآن به وجود می‌آید حکم هر یک از و مورد مذ