دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .
لینک پرداخت و دانلود *پایین مطلب*
فرمت فایل:Word (قابل ویرایش و آماده پرینت)
تعداد صفحه:97
فهرست مطالب
مقدمه ................................................................................................................................................
شرح کلی..............................................................................................................................................
مفاهیم اولیه ..........................................................................................................................................
گروه ...............................................................................................................................................
سند .........................................................................................................................................................
ورود به نرمافزار .....................................................................................................................................................................
ثبت سند و ورود اطلاعات ...............................................................................................................
ثبت سند جدید ............................................................................................................................
نمایش سندها ..................................................................................................................................
ثبت اجزاء سند .......................................................................................................................................
اسکن و فایل ..............................................................................................................................
اسکن ................................................................................................................................................
ایجاد فایل .......................................................................................................................................
دریافت فایل .............................................................................................................................
ضبط صدا .........................................................................................................................................
ضبط فیلم .............................................................................................................................................
قلم نوری ..........................................................................................................................................
فرم .................................................................................................................................................
فایلهای موقت ........................................................................................................................................
ثبت ارجاعات سند ..................................................................................................
پیگیری تصویری ...................................................................................
ایجاد ارتباط بین اسناد ........................................................................................................................
دستیابی سریع به اسناد جستجو ..........................................................................................................
نمایش سندها ................................................................................................................................
جستجوی سند .................................................................................................................................
کد سند از ... تا ... ...............................................................................................................................
تاریخ ثبت از ... تا ... ..........................................................................................................................
تاریخ سند از ... تا ... ..........................................................................................................................
تاریخ آخرین تغییر از ... تا ... ...................................................................................................................
شماره قبلی ...............................................................................................................................
نوع سند ................................................................................................................................
جستجوی پیشرفته...............................................................................................
زمان ارسال از ... تا ... .......................................................................................................................
زمان مشاهده از ... تا ... ....................................................................................................................
زمان اقدام از ... تا .... ..........................................................................................................................
مرتبط قبلی .......................................................................................................................................
مرتبط بعدی ...........................................................................................................................................
وضعیت ...................................................................................................................................
کاربر ...................................................................................................................................
ثبت کننده ..............................................................................................................................
آخرین تغییر دهنده ............................................................................................................
ارجاعات .........................................................................................................................................
فوریت ..........................................................................................................................................
جهت ...............................................................................................................................................
تاریخ ارجاع از ... تا ... .......................................................................................................
تاریخ پیش بینی اقدام از ... تا ... ..............................................................................
ارجاع دهنده .................................................................................................................................
گیرنده ارجاع .................................................................................................................................
گیرنده رونوشت ........................................................................................................................
گیرنده رونوشت مخفی ..................................................................................................................
طبقه بندی .................................................................................................................................
جستجو در گروه ..................................................................................................................................
جستجو در تمام گروهها ....................................................................................................................
نتیجه جستجو ...................................................................................................................................
کپی کردن اسناد به گروه ......................................................................................................................
انتقال اسناد به گروه .............................................................................................................................
ذخیره گزارش ..........................................................................................................................................
انتخاب اسناد (همه، هیچ) ..............................................................................................................
نتایج جستجو..................................................................................................................................
پارامترهای گزارش...................................................................................................................................
پیش نمایش گزارش ............................................................................................................................
سازنده گزارش ........................................................................................................................................
آخرین جستجو ...................................................................................................................................
حذف اسناد ..............................................................................................................................................
ارجاع اسناد به .....................................................................................................................................
نمایش اجزاء سند ..............................................................................................................................
مشاهده اجزاء اول اسناد انتخاب شده ......................................................................................................
ارسال اسناد انتخاب شده برای استفاده در نسخه دیگر ....................................................................
مشاهده اسناد از طریق کارتابل ...............................................................................................................
روش ایجاد کارتابل شخصی ...............................................................................................................
تفاوت کارتابل بایگانی و پیگیری .....................................................................................................
حذف خودکار سند از کارتابل جاری .....................................................................................................
ارتباطات ..............................................................................................................................................
پیغام .....................................................................................................................................................
مشاهده ....................................................................................................................................................
ارسال پیغام ..........................................................................................................................................
تعیین جانشین.....................................................................................................................................
مقدمه
نرمافزار فایلرپرو پس از سالها تجربه براساس نیازهای کلی استفاده کنندگان با هدف سهولت در گردش مکاتبات اداری (اعم از نامه و فرم) و دستیابی به سوابق اسناد و مدارک اداری و فنی برای سازمانهای بزرگ طراحی و پیاده سازی شده است.
ایجاد بانکهای اطلاعاتی مطابق نیاز سازمانها به همراه گزارشهای متنوع مدیریتی و در عین حال مدیریت اطلاعات و اسناد، را میتوان از نکات قوت این سیستم به شمار آورد.
در این نسخه از نرمافزار علاوه بر کلیه قابلیتهای نسخههای قبل در ارتباط با عملیات بایگانی، اداری و فنی دبیرخانه و گردش مکاتبات، امکانات بسیاری برای طراحی بانکهای اطلاعاتی، طراحی فرمهای ورود اطلاعات، گردش فرم در سازمان، دسترسی از راه دور به اسناد و مدارک و امنیت اطلاعات به هنگام نقل و انتقال در نظر گرفته شده است.
در واقع انجام امور دبیرخانه، تنها زیر مجموعهای از امکانات فایلرپرو را در بر میگیرد و این نرمافزار در انجام گردش مکاتبات در کلیه بخشهای سازمان، از دبیرخانه مرکزی تا تک تک افراد، همچنین بایگانیهای خاص، و بانکهای اطلاعاتی به کار گرفته میشود.
شرح کلی
نگاهی کلی به ساختار اداری سازمانها، شرکتها و وزارتخانهها، گویای این است که الگو و شکل عمومی انجام کار در اکثریت قریب به اتفاق این مجموعهها (چه دولتی و چه خصوصی) به یک شکل است: کارها چه به شکل نامههای وارده و چه به شکل مکتوبات داخلی به دست دبیرخانهها یا افراد سازمان میرسد، و پس از آن بر حسب دستورها و پینوشتها و ارجاعات، هر نامه مسیری را در داخل سازمان و بین افراد مختلف طی میکند، و در نهایت بایگانی شده و گاه منجر به صدور نامه دیگری نیز میشود. در این میان، سازمانها با مسائل و مشکلات مختلفی چون گم شدن یا فراموش شدن نامهها، راحت نبودن بازیابی نامههای قدیمی از بایگانی، عدم وجود نظارت بر سیر حرکت نامه در داخل سازمان توسط مدیریت و از همه مهمتر طولانی بودن کل زمان این چرخه از شروع ایجاد تا رسیدن نامه به پایان کار مربوطه روبرو هستند. آمار جالب و البته تکان دهندهای نیز در این باره وجود دارد که بیان آن به ویژه برای مدیران خالی از لطف نیست: به طور متوسط، از مجموع زمان چرخه یک مکاتبه، 90% آن صرف رسانیدن نامه از میزی به میز دیگر و محلی به محل دیگر میگردد و تنها 10% باقی مانده صرف انجام کار بر روی نامه میشود.
فایلرپرو نرمافزاری است برای حل مجموعه مشکلات یاد شده در سازمانهای بزرگ و متوسط.
در بدو امر و شروع برپاسازی فایلرپرو در یک سازمان میبایستی بستر مناسب برای نگهداری اطلاعات، تمامی ساختار سازمانی، پستها، مسئولیتهای کارمندان و اختیارات هر یک تعریف شوند. به عبارت دیگر فایلرپرو خود را با سازمان شما تطبیق میدهد. برای مثال میتوان دبیرخانههای معاونتهای مختلف را در سیستم تعریف کرده و مشخص نمود که چه کسانی امکان پی نوشت دهی یا دستور دهی دارند و چه کسانی میتوانند پیش نویس نامه را تهیه و برای دیگران ارسال کنند. از سوی دیگر فایلرپرو این امکان را فراهم میکند که در هر زمان بتوان مشاهده کرد که نامه یا سند از چه مسیری حرکت کرده و محل فعلی آن کجا و نزد چه کسی است؟ و در هر مرحله چه اقدامی بر روی آن انجام شده است.